デジタル回数券の不正と誤操作を防ぐ｜使い回し・二重消込を止める仕組み

整体院の院長さんと回数券をデジタルにする話をしていたとき、ふと真顔でこう言われました。「これ、うちのスタッフがその気になれば、券をいくらでもタダで刷れちゃうんじゃないですか」。前の月に、常連さんが「知り合いに1回分あげた」と話していたのを聞いて、券が人の手を渡って歩いている感覚に、ずっと引っかかっていたそうです。デジタルにすると、その不安がもっと大きくなる気がする、と。

この心配は、回数券をデジタル化するお店なら業種を問わず必ず出てきます。温浴施設でもフィットネスクラブでも、洗車のコース券でも、要は「タダで発行し放題になるのでは」「1枚を何人もで使い回されるのでは」という二つに集約されます。この記事は、その二つと、もう一つ現場で必ず問題になる「スタッフの誤操作」を、どんな仕組みで防ぐのかに絞って書きます。券の売り方や方式選び、税や会計の扱いには立ち入りません。読み終えたときに、自分の店の券は誰にどう使われうるか、そしてそれをどこで止められるかが、頭の中で線でつながる状態を目指します。

まず、紙の回数券がどうやって不正を防いでいたかを思い出すと、話が早くなります。しっかり運用しているお店は、綴りの一冊ずつ、券の一枚ずつに通し番号を印刷していました。何番から何番までを何冊発注したかを台帳につけ、月末に「今月は何冊出て、手元に何冊残っているか」を数えて突き合わせる。数が合わなければ、どこかで抜けたと分かる。この地道な月次の照合が、勝手な発行や紛失をあぶり出す最後の砦でした。

つまり紙の券の安全は、印刷された番号と、人が数えて合わせる手作業の二つで成り立っていました。デジタル回数券がやることは、この二つを仕組みに置き換えることです。番号にあたるものを一枚ごとに持たせ、月末に人が数えていた照合を、システムが発行のたびに自動で記録する。番号の管理と在庫の照合を、印刷と手作業から、記録と自動処理へ移す──ここを外さなければ、デジタルは紙より弱くなるどころか、むしろ穴が塞がります。

デジタル回数券に空きうる穴は、大きく三つです。一つ目は、券の画面をスクリーンショットで撮って、友人に送って使わせる「使い回し」。二つ目は、一枚しかない券を、店頭とお客様側で別々に数えていて二度消してしまう、あるいは意図的に二度使う「二重消込」。三つ目が、店長さんが最初に心配した、スタッフが管理画面から券を無尽蔵に発行してしまう「不正発行」です。どれも紙にもあった問題ですが、デジタルは設計しだいで、この三つを一つずつ確実に塞げます。順に見ていきます。

使い回しの穴は、券の見せ方で決まります。券面に固定のバーコードが1本印刷されているだけだと、その画像を撮って送れば、送られた側も同じものを提示できてしまう。決済や金銭価値が絡む券には、この静的なコードは向きません。代わりに使うのが、時間で自動的に切り替わるワンタイムのQRコードです。数十秒ごとにコード自体が変わるので、撮った瞬間から古くなっていき、スクリーンショットを二次利用しようとしても、提示する頃にはもう通らない。ガソリンスタンドのQR決済など、金銭が直接動く場面で採られている考え方と同じで、「撮っても持ち出せない券」にしてしまうのが根本の対策です。

次が二重消込です。ここは、フロントの一手が速いことと、二度消せないことを両立させる必要があります。実際の消し込みは、お客様が会員証の「使用する」ボタンを押し、今回使う枚数を選ぶところから始まります。すると画面に、時間で切り替わる4桁の確認コードが表示されます。同じコードが、店側のパソコンの管理画面にも即時に映る。スタッフはその二つの数字が一致しているのを目で確かめてから消し込むだけです。コードが時間で変わるので撮った画面の使い回しが効かず、店側の画面と突き合わせる一手があるので、お客様が自分の端末だけで勝手に二度消すこともできません。使い回し防止と二重消込防止を、同じ一手で同時に成立させているのがこの方式のねらいです。

この方式のもう一つの利点は、お店が読み取り機を持っていなくても回ることです。スキャナーがなくても、店側の画面に出る数字とお客様の数字を突き合わせればよいので、パソコンが一台あれば消し込みが成立します。会員証に紐づく形なら、買った回数券はその方の会員証にそのまま表示され続けるので、「あの人、まだ何回残っていたっけ」を台帳や別のノートで探し回る手間もありません。券の残数の管理と提示が、会員証の中で一つにまとまります。

三つ目の穴、不正発行への答えが、そのまま四つ目の論点であるスタッフの誤操作にもつながります。デジタル回数券では、券の発行・使用・取り消しのすべての操作が記録として残ります。いつ、誰の会員証に、何枚発行され、何枚使われ、どれが取り消されたか。これが全部ログとして積み上がるので、身に覚えのない発行があればすぐ気づけますし、月末に「今月は何枚売れて何枚消えたか」を人が数えなくても、記録の側から答えが出ます。紙の月次照合を、システムが常時やってくれている状態です。

そして、この履歴があることが、スタッフの誤操作に対する安心にもなります。回数券の運用で必ず出る不安が、「間違えて二重に発行してしまったら」「消してはいけない券を取り消してしまったら」です。人が操作する以上、こうしたミスはゼロにはなりません。ただ、すべての操作が履歴に残っているので、間違えても取り消し処理をして正しく発行し直せば、後から追いかけて直せます。ミスを起こさせない設計ではなく、起きたミスを必ず後追いできる設計にしておくことが、現場を萎縮させずに券を運用するコツです。

仕組みで穴を塞ぐ話をすると、必ず「クレジットカードを持っていないお客様はどうするのか」という質問が来ます。デジタル回数券は、基本はお客様自身がWeb上で購入する形をおすすめします。店側が金額に触れずに済み、券の発行も自動で記録されるからです。ただ、現金でしか買わないお客様には、店頭で現金を預かって、管理画面から手動で券を付与する併用ができます。この手動付与も履歴に残るので、あとから発行数が合わなくなることはありません。手動は店側の手間が増えるぶん、あくまで例外運用として、基本はWeb購入に寄せておくのが回しやすい形です。

予約制のお店では、券を持っているのに予約時に忘れてきた、そのまま来店した、という場面も起きます。そのときは、店頭でお客様にワンタイムのQRを出してもらってその場で1回分を消化するか、店側が会員の名前で検索して手動で1回消し込めば済みます。どちらの経路を通っても操作は履歴に残るので、後で「この1回は誰の券だったか」が分からなくなることはありません。機械が苦手なご高齢のお客様も、店頭で店員が名前検索から消し込む逃げ道があるので、来店のたびに立ち往生することがなくなります。仕組みを固くしつつ、現場では例外の逃げ道を用意しておく──この二段構えが、券の運用を長続きさせます。

いま扱っている回数券の種類（1回券か綴りか、金額はいくらか）と、店頭でどう消し込みたいか（フロントで手早く、予約制で、など）を教えていただければ、どの穴をどこで塞ぐ設計が向くかをその場でお答えします。会員証に紐づけて券を消し込む仕組みはL会員証のサービスページにまとめています。券をデジタルにする前に、自分の店の券は誰にどう使われうるかだけ先に洗い出しておくと、あとの設計がぐっと早くなります。回数券以外の機能も含めた全体像は、LINE会員証とは何かの記事で解説しています。